策点洞察

大量的心理学实证研究发现,多数人都有对问题过度自信的心理倾向。自信当然是好的,否则人类很容易抑郁而死了。但经常过度自信,也难免会带来大问题,在时间管理问题上经常犯错误便是一例。

        曾经有过研究,问大学生他们预计完成课程论文需要多长时间?他们预测在一切顺利情况下,平均预计完成时间是28天,在一般情况下,平均预计完成时间是39天,在可能出现各种困难情况下,平均预计完成时间是48天。而实际结果呢?他们实际完成论文的平均时间是56天!!

        在进行调研项目的时间管理上,我们是不是也经常犯大学生们的错误?是的,这种错误非常的常见。一个典型的失败的时间管理就是在制定项目进度计划时,凭主观感觉制定一个过度自信的时间计划,而执行过程前期,也凭主观感觉过度自信估计后期完成工作的速度,导致工作前松后紧,开始时松垮垮,后期火烧眉毛才发现这没做那没做,天啊,时间不够了。于是便在最后时刻死命的赶,开夜车,加通宵,只重量不重质。于是,一个失败的时间管理造就一个失败的项目。

         我们经常会批评这人怎么这么笨,这么不会估算时间,前期老偷懒,态度有问题。但从人都有过度自信的心理倾向去看,如果时间管理靠“估”的话,换着谁都一样,人之常情。这不是态度问题,而是方法出了问题,“估算”不仅靠估,更重要是“算”。因为做项目的时间,不是主观努力就能控制的,受很多客观条件限制,无论是制定时间计划,还是执行过程中进度控制,对时间管理都应基于一个量化的计算。

那应该怎样做呢?

          一、计划阶段。我们在进行时间计划时,要通过过往的经验对调研项目的每个步骤所需时间有一个细化的,量化的估计。例如,对实地访问的时间计划,要根据问卷长度,拦截的难易程度,计算大概一个访问员一天能完成多少,保证监控质量情况下,访问员人数有多少,量化估计出一个完成的时间。其他环节如数据处理,写报告同样道理,根据过往经验和项目实际难度,细化还原每个环节的完成时间,对完成时间有一个量化的把握。而且,制定时间计划的标准不是“一切顺利的话”,而是“一般情况下,有可能遇到某些困难时”,对每个环节的时间应该预留一定的机动时间,预备意外情况发生。

         二,实施阶段。当项目没有遇到太大的意外,能基本按照流程进行时,无论整个项目后面还有多少时间,对于每一个环节计划完成的时间,都必须牢牢把握住,在计划时间内必须完成。不能因为后面来日方长,拖一拖也没关系。每个环节拖一拖,后面整个计划都会越来越乱,最后赶死人。而且,这种做法会彻底打破你对项目时间原有的量化计算,只能又回到主观估计的路子去。

         当然,计划往往难以预计到实际的所有情况,当项目出现计划外的情况时,对整个项目的进度把握也必须要量化。不能一句“应该可以吧”了事。例如,在实地访问过程中往往会出现意想不到的难度,执行计划马上就要做出调整。如果要在计划时间内完成,我们要重新计算的人员数量和分派要做什么调整,例如一个访问员一天顶多只能做2份问卷的话,如果我们一天必须要完成30份问卷,而目前访问员只有10个,那么把访问员增加到15名就是最基本的了。实在不能按计划完成,为什么不能按计划完成,那也要根据实际情况有一个量化的解释,并重新量化计算合理的实际完成时间。

       总之,我们要清楚认识到我们经常会过分乐观估计工作时间,无论是做时间计划还是对实际进度把握,都要提醒自己是不是对时间估算有问题,而最根本的解决方法,就是养成把时间进度量化的习惯,而不是习惯靠主观估计。

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